El mundo de hoy está experimentando una automatización de procesos y la adopción de la gestión empresarial en la nube. Ya pasó con los periódicos y el correo, es lógico que ocurra también con funciones como la facturación.
El beneficio más visible para tu empresa por la transición a la facturación en la nube es la recuperación de espacio, ya que no se necesitarán más las montañas de papel que debían almacenarse antes.
Pero otra ventaja, incluso más importante, es que al digitalizar las facturas puedes integrarlas en un sistema ERP (sigla en inglés de Planeación de Recursos Empresariales) o en otro programa que te facilite la administración.
Contar con procesos automatizados definitivamente hace más eficiente a tu negocio, al reducir costos de operación y agilizar las operaciones.
Las bases de datos informáticas pueden hallar en segundos cuándo se emitió una factura, a quién y por qué concepto. Y esta información te permite hacer planes y proyecciones.
Los tropiezos
Sin embargo, muchas empresas no han podido aún dominar el sistema, sufren por errores, pérdidas de tiempo y mucho desgaste.
Algunos empresarios se topan con que sus proveedores les rechazan sus facturas porque requieren un formato específico, o porque ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) aparecen como no válidas.
A veces pasa que, cuando el cliente validó la factura, el SAT aún no la había cargado en su sistema, y entonces aparece como no vigente.
También hay clientes que requieren un complemento específico y hay que pedirle al proveedor que lo active en su aplicación.
Otros empresarios descubren demasiado tarde que su aplicación para hacer facturas no tiene servicio de cancelación, así que deben entrar a la página de la SAT a hacer cada una de forma individual.
Ocurre, además, que la aplicación tarda mucho en abrir porque no tiene la capacidad suficiente.
Y cuando el empresario está en problemas, resulta que el proveedor no cuenta con soporte sólido para atenderlo de inmediato.
La solución
Todos esos inconvenientes los puedes evitar eligiendo bien el sistema de facturación en la nube.
Cuando busques un proveedor para tu servicio de facturación electrónica, averigua cuál es la disponibilidad promedio de su aplicación y cuánto tiempo tarda el sistema en timbrar la factura.
Si el proveedor es serio, debe tener un promedio mínimo de 99 por ciento de disponibilidad, y su tiempo de respuesta debe ser instantáneo.
También necesitas que te garantice atención telefónica inmediata y atención en línea 24/7.
Asegúrate de contratar un paquete que guarde la información sobre tus clientes, productos, precios y servicios.
Recuerda que los proveedores de facturación electrónica más confiables emplean aplicaciones amigables y ofrecen a todos sus clientes los mismos beneficios, independientemente de cuántas facturas ocupen.
Una facturación electrónica eficiente permite llegar y atender a todos. El sistema que elijas debe funcionar con empresas grandes, medianas, pequeñas, microempresas y proveedores independientes.
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