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¿Cómo lograr una mejor gestión empresarial usando Excel?

12 diciembre, 2017

suempresa.com - Excel en línea

Desde hace años, Excel es la elección de la mayoría de las empresas para integrar su información más importante, tanto financiera como de otras áreas.

En sus orígenes, el software básicamente ahorraba tiempo en las labores repetitivas de la captura de datos y organizaba la información.

Hoy, el giro de tu empresa va a determinar qué funciones de Excel necesitas que domine tu equipo, pues ya existen más de 350.

Como parte de la paquetería Office 365, la versión 2016 del programa incluye mejoras que se aplican a casi todas esas funciones.

Estos son algunos ejemplos:

  • Añadir múltiples tablas dentro de una única operación de anexión.
  • Clasificar las columnas en orden alfabético.
  • Mejorar el rendimiento de las columnas de renombrar, eliminar y reordenar.
  • Transformar los porcentajes con un solo clic.

De manera general, las nuevas funcionalidades de la versión más reciente te ofrecen ventajas en estos aspectos:

Colaboración

Un botón te permite compartir la hoja a través de Share Point, OneDrive o OneNote, lo que facilita el trabajo colaborativo. Sabes de inmediato quién tiene acceso a un documento determinado y quién está trabajando en ese documento.

Datos

Una nueva funcionalidad hace más fácil la obtención y transformación de datos, y los pone en un solo lugar. Antes, esto requería un complemento llamado Power Query, pero ahora está dentro de Excel.

En versiones anteriores, solo estaba disponible la predicción lineal. En Excel 2016, la función de pronóstico (forecasting) se ha ampliado y permite la predicción basada en la funcionalidad de alisamiento exponencial (exponential smoothing).

Con un clic en el botón de hoja pronóstico, puedes visualizar la previsión de una serie de datos y dispones de opciones para ajustar los parámetros de pronóstico comunes.

Gráficos

Ahora puedes presentar los resultados de una forma visualmente atractiva y mucho más comprensible.

Así, trabajar con gráficos es más simple y toma solo un par de clics insertarlos.

Existe también una opción para activar el análisis de datos y trabajar con herramientas Power Bi.

Entre los nuevos tipos de gráficos que antes solo podían obtenerse en software especializado y que hoy son parte del software están:

  • Cascada (Waterfall). Muy útil para dar un vistazo simultáneo y relativo a pérdidas y ganancias del negocio, y al aporte de costos operativos, impuestos, etc.
  • Histograma (Histogram). Tiene un gran parecido al de un software estadístico. Facilita el análisis de la distribución de valores de datos agrupados por clases.
  • Diagramas de Pareto (Pareto). Son histogramas con una línea flotante que muestra el aporte relativo de cada una de las clases al total general.
  • Diagramas de cajas y bigotes (Box & Whisker, Box-plot). Obtiene la media, la mediana, el rango, la dispersión, los cuartiles, los datos atípicos y la asimetría de las variables analizadas (la caja presenta la dispersión; los “bigotes”, los cuartiles o intervalos de interés).
  • Mapa de árbol (Treemap). Compara el aporte relativo entre categorías y subcategorías. Además, lo despliega en rectángulos cuyo tamaño depende de la frecuencia de cada característica.
  • Radiación solar (Sunburst). Permite visualizar de inmediato las jerarquías entre categorías y subcategorías. El nombre se debe a su parecido con el sol y sus rayos.
  • Gráfico de embudo. Muestra cómo disminuye un valor conforme atraviesa un proceso.

Otras mejoras

Gracias al uso de colores, cursivas y negritas, puedes distinguir y destacar los datos más importantes.

Las tablas y las gráficas te permiten incluir líneas medias, para detallar las tendencias clave que son reveladas por la información. Con esto, puedes hacer predicciones de la actividad que analizas.

También hay nuevas funciones para combinar listas o rangos de cadenas de texto, para encontrar el máximo o mínimo en un rango con una o más condiciones y para evitar las funciones SI anidadas.

Descubre cómo mejorar la productividad laboral de las distintas áreas de tu empresa con la aplicación de las funciones específicas de Excel 2016 que se adapten a las actividades de cada una.

Verás cómo facilita y acelera el trabajo de tu personal, permitiéndote grandes ahorros en los costos de operación.

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